Constitution 2.0

Instant Z

Ce document regroupe l'ensemble des règles structurels applicables au sein de l'organisation Instant Z. Elle définit les éléments cœurs des 5 espaces tels que recommandés par l'instant Z: raison d'être, cadre éthique, carte des priorités, structure, règlement, système d'information, cadre relationnel et processus d'inclusion, d’expulsion et de régulation des conflits. Elle défini également les différentes réunions ainsi que les rôles structurels en charge de la bonne application de ces règles.

Les membres de l'organisation retrouveront ici tous les éléments nécessaires pour savoir comment interagir au sein de l'organisation, et quels sont les droits et responsabilités qui leurs incombent.

Modification de la constitution

La modification de ce document se fait sur proposition d’un membre de l’organisation. La proposition doit être soutenue par 10 % des membres de l’organisation, mais au minimum 3 personnes.

La modification doit être approuvée par le rôle source et en décision collective par le cercle d’ancrage.

Si un autre membre de l’organisation s’oppose à la décision (que ce soit la validation ou le rejet de la proposition), il peut demander un référendum. Un vote à la majorité des 2/3 est alors organisé auprès de l’ensemble des membres de l’organisation pour invalider la position de la personne source et du cercle d’ancrage.

Raison d’être de l’organisation

Le cap de notre organisation est défini par ses fondations, son manifeste, sa raison d’être, son cadre éthique et par ses statuts.

• Les fondations sont immuables, et ne peuvent pas être changés
• Le manifeste défini l'identité fondamentale de l'Instant Z, et est en main du rôle source
• La raison d’être explicite notre vision et notre mission, dans une approche systémique. La vision nous connecte à la société que notre mission soutient.
• Le cadre éthique défini les valeurs de l’organisation, ainsi que leurs principes d’application.
• Les statuts définissent les contours juridiques du fonctionnement de l’organisation.

Leurs versions les plus actuelles sont consultables dans le système d’information, à l'onglet Documents fondateurs ainsi qu'en différents endroits. Seule la version dans les documents fondateurs fait foi.

Modification des fondations:

Les fondations ne sont pas modifiables. L'organisation a été construite sur ces fondations, et les remettre en question serait une atteinte à l'intégrité de l'organisation.

Modification du manifeste:

Les éléments du manifeste ne peuvent pas être supprimés. Le rôle source peut uniquement en ajouter lorsqu’il estime que certains éléments de l’intention initiale n’ont pas été formalisés. Les éléments ajoutés ne doivent pas entrer en contradiction avec le passé historique de l’organisation.

Modification de la raison d’être :

Modification du cadre éthique :

Modification des statuts :

Droits et devoirs des membres

Droits

• Choix des actions : Chaque membre est libre de définir, pour chacun de ses rôles, les tâches à mener pour répondre à la raison d’être de ceux-ci.
  
• Définition des priorités : Chaque membre est libre de définir l’ordre dans lequel réaliser ses tâches, au regard des différentes raisons d’être de ses rôles et cercle et des stratégies définies, ainsi que des besoins exprimés par les autres rôles.
  
• Droit à l’erreur : Tout membre a droit à l’erreur, mais pas à la faute. Une fois l’erreur constatée, il a la responsabilité d’en tirer les enseignements afin de minimiser les chances qu’elle se reproduise. Si une même erreur se reproduit trop souvent alors qu’aucune action n’a été tentée pour y pallier, cela devient une faute qui peut justifier une demande de régulation, un avertissement ou une exclusion.
• Exiger la coopération : Chaque membre est en droit de demander à son équipe de collaborer à la résolution d’une tension qu’il a amené en réunion, afin de repartir au minimum avec un premier pas satisfaisant.
  
• Démission : Chaque membre peut démissionner d’un rôle ou d’un cercle à tout moment. Cependant, il reste en responsabilité sur la durée nécessaire au transfert de ses tâches, de ses projets et du transfert de connaissances.

Devoirs

• Alignement sur le cap et la structure de l'organisation: vérifier avant d'entreprendre toute action que celle-ci réponde bien aux besoins de l'organisation, au regard de sa mission, de ses valeurs et de ses priorités et qu'elle rentre bien dans le champ d'autorité des rôles qui lui ont été confiés.
  
• Responsabilité de tension : transformer toute tension, c’est-à-dire l’écart entre la situation réelle et la situation souhaitée par le membre, en une action ou une demande à son équipe.
• Responsabilité de qualité relationnelle : faire de son mieux pour maintenir une relation respectueuse vis-à-vis de ses collègues. En cas de perte de confiance ou de tension relationnelle vis-à-vis d'un collègue, chacun a le devoir d'actionner les processus de régulation de tensions inter-personnelles ou de conflit définis par l'organisation.
  
• Répondre à ses attendus : chaque membre est invité à répondre si possible positivement aux demandes des autres rôles lorsque ces demandes rentrent dans le champ de la raison d’être d’un de ses rôles, et de façon impérative lorsque situé dans le champ d’un attendu.
• Valorisation de ses compétences : chaque membre est invité à identifier les rôles et aspects de l’organisation où il pourrait le plus valoriser ses compétences, et à en informer les liens pilotages des cercles correspondants afin de s'y faire affecter si le contexte le permet.
• Transparence : chaque membre tient à jour et à disposition de chacun les informations sur ses rôles : la liste des projets en cours, les indicateurs et l’avancement de ses tâches. Il s’assure que les documents nécessaires à la reprise de ses rôles en cas d’absence soient accessibles facilement.
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Structure

• Notre organisation est structurée en cercles et rôles, tel qu’affichée dans le système d’information.
• Un cercle est un élément de l’organisation qui s’auto-organise : il possède l’autorité de créer des rôles et des cercles à l’intérieur de lui-même.
• Le cercle qui englobe tous les autres s’appelle cercle d’ancrage.
• Les cercles à l’intérieur d’un autre cercles sont dénommés ci-après cercles spécifiques.
• Le cercle qui contient un cercle spécifique est dénommé cercle englobant vis à vis de celui-ci.
• Les rôles qui sont en charge de maintenir la structure de l’organisation et de s'assurer que la présente constitution est respectée s’appellent rôles structurels.
• Les rôles qui sont en charge de réaliser concrètement les tâches nécessaires à la réalisation de la raison d’être de l’organisation s’appellent rôles opérationnels.

La structure est accessible dans le système d'information (openmyorganization.org), et visible publiquement dans une forme allégée à l'adresse openmyorganization.org/org/InstantZ

Les rôles sont définis par :

• Une raison d’être : quelques phrases permettant de définir pourquoi le rôle existe, et quelle est sa fonction.

• Des attendus : ce que les autres rôles, le cercle ou tout autre partie prenante attend comme résultat tangible des activités du rôle

• Des indicateurs : des éléments concrets, la plupart du temps sous forme de chiffres, permettant de mesurer la bonne santé des activités du rôle

• Une liste de tâches à accomplir, certaines récurrentes, certaines à la demande et certaines attendant des événements externes pour être activées.

• Une personne en charge du rôle, qui s’assure que le rôle rempli bien ses fonctions. Si personne n’est assigné à cette tâche, c’est le lien pilotage du cercle qui rempli implicitement cette fonction.

• Éventuellement une équipe, des personnes soutenant la personne en charge dans la réalisation des tâches. Les membres d’une équipe peuvent être attribués à des tâches spécifiques via un focus, ou avoir un statut particulier (ressource, aide, apprenant, supervision, ...)

• Éventuellement un ou plusieurs domaines d’autorité, des aspects de l’organisation qui sont sous le contrôle exclusif du rôle, qui peut définir comment les autres rôles peuvent agir sur ceux-ci.

Les cercles sont définis par :

• Une raison d’être, des attendus, des indicateurs, une liste de tâche et des domaines d’autorité de la même façon qu’un rôle.

• Une personne en charge appelée lien pilotage, définie au chapitre «rôles structurels» de ce document»

• La liste de ses rôles (opérationnels et structurels) et de ses cercles spécifiques

• Une stratégie, sous la forme d’objectifs prioritaires pour une période donnée et définie.

Rôles structurels

• Chaque cercle est composé de minimum 3 rôles structurels :

  • Le lien pilotage, comme rôle en charge de tenir le cap du cercle (voir définition ci-après).

  • Le rôle facilitation, qui anime et facilite les réunions du cercle (voir définition ci-après).

  • Le rôle mémoire, qui retranscrit toutes les informations utiles au cercle dans le système d’information (voir définition ci-après).

• Chaque cercle peut actionner, à la demande de n’importe quel membre et sans prise de décision collective :

  • Le lien représentation, en charge de porter les demandes et besoins du cercle auprès du cercle englobant (voir définition ci-après).

• L’organisation possède au niveau du cercle d’ancrage ces rôles structurels qui peuvent être activés par n’importe quel membre de l’organisation :

  • Rôle source , la personne source du projet et garant du cap général de l’organisation (voir définition ci-après).

Lien pilotage :

Raison d’être :

Garder le cap défini par le cercle englobant sous la forme de la raison d’être et des attendus et par le cercle lui-même sous la forme de la carte des priorités, afin que tous les membres du cercle œuvrent de concert à la réalisation de la raison d’être.

Attendus :

• Assurer l’adéquation entre les affectations et les compétences/motivation des membres

• Convoquer tous les 6 mois des réunions de célébration et orientation pour établir collectivement un cap à tenir et des objectifs prioritaires permettant aux différents rôles de prioriser leurs projets et actions.

• Chercher à comprendre les tensions transmises par les membres du cercle englobant et discerner celles qu’il est pertinent de traiter dans son cercle.

• Définir un budget de fonctionnement aux différents cercles spécifiques et rôles.

• Éliminer au sein du cercle englobant les contraintes qui le limitent dans la réalisation de sa raison d’être ou de ses attendus lorsque ces contraintes sont issues de son cercle.

• En attendant d’avoir confié tous les rôles et cercles à des membres du cercle ou de l’organisation, énergétiser tout rôle ou cercle qui n’a pas été attribué et s’assurer que ses attendus sont remplis.

• Fournir de la visibilité au cercle englobant sur la santé et la durabilité des activités au sein de son cercle, et rapporter au cercle englobant les données concernant les indicateurs ou les listes de suivi assignées à l'ensemble du cercle.

Domaines d’autorité :

• Affectation des membres du cercle aux cercles et rôles.

• Affectation des budgets aux rôles et cercles spécifiques.

Lien représentation :

Raison d’être :

À la demande des membres du cercle, amener les tensions qui ne relèvent pas des périmètres d’autonomie ou d’autorité du cercle dans les réunions du cercle englobant, afin de permettre au cercle de réaliser sa raison d’être de façon fluide.

Attendus :

• Chercher à comprendre les tensions transmises par les membres du cercle et discerner celles qu’il est pertinent de traiter dans le cercle englobant.

• Éliminer au sein du cercle englobant les contraintes qui limitent le cercle à exprimer sa raison d’être ou ses attendus.

Rôle facilitation :

Raison d’être :

Assurer des rencontres dynamiques, efficientes et agréables soutenues par des processus cadrés avec souplesse, afin de favoriser l’expression des besoins et identifier les actions permettant de répondre aux tensions exprimées par les membres.

Attendus :

• Faciliter les réunions du cercle en appliquant et en faisant respecter les processus définis.

• Accompagner la contextualisation des points, tensions et objections amenées par les membres en posant les questions pertinentes et nécessaires.

• Définir le déroulé des réunions autres que celles définies dans la constitution, en collaboration avec le rôle l’ayant convoquée.

Domaines d’autorité :

• Facilitation des réunions de la constitution, et notamment :

  • l’ordre de traitement des points à l’ordre du jour.

  • Distribution de la parole durant les réunions lorsque non défini par les processus.

• Le cadre des réunions animées lorsque ce ne sont pas des réunions définies dans cette constitution.

Rôle mémoire :

Raison d’être :

Soutenir la dynamique collaborative grâce à des rencontres régulières et un registre à jour et accessible à tous.

Attendus :

• Enregistrer et publier les résultats des réunions du cercle.

• Maintenir une vue actualisée et interpréter sur demande le règlement et la structure en cercles et rôles.

• Organiser les réunions du cercle, requises par la constitution et informer tous les invités des dates et lieux dans un délai convenable.

Domaines d’autorité :

• Mise à jour du registre du cercle, hors indicateurs, listes de suivi et état des projets.

• Planning des rencontres du cercle, hors réunions de travail.

Rôle source :

Raison d’être :

Assurer l’adéquation entre la raison d’être de l’organisation et son ennoïa, sa pensée créative initiale, intangible, afin qu’elle ne se perde pas au fil du temps.

Attendus :

• Organiser, sur demande et/ou lorsque perçu comme nécessaire, une réunion de sens permettant de co-créer une proposition d’évolution de la raison d’être ou du cadre éthique.

Domaines d’autorité :

• Le manifeste de l’organisation (qui nous sommes).

Affectations

• Les personnes en charge des rôles opérationnels sont affectées par le lien pilotage du cercle auquel appartient le rôle, après discussion avec la personne en question.

• Les liens pilotage des différents cercles spécifiques sont attribués par le lien pilotage du cercle auquel appartient le rôle, après discussion avec la personne en question.

• Les rôles structurels lien représentation, rôle facilitation et rôle mémoire de chaque cercle sont affectés par élection sans candidats des membres du cercle, à la demande des personnes en charge mais au minimum tous les ans.

• Le rôle source est réaffecté à la demande du rôle source en cours, lorsqu’il souhaite remettre cette fonction. Un référendum peut également être convoqué pour destituer le rôle source. Un vote aux 2/3 permet de convoquer un scrutin au jugement majoritaire.

• Le lien pilotage du cercle d’ancrage est choisi à la demande du rôle source parmi les membres du cercle d’ancrage, au jugement majoritaire. Le rôle source ne peut pas être lien pilotage.

Désaffectations

• Chaque membre peut démissionner d’un rôle ou du pilotage d’un cercle qui ne lui convient plus à tout moment. Cependant, il reste en responsabilité sur la durée nécessaire au transfert de ses tâches, de ses projets et du transfert de connaissances.

• Le lien pilotage d’un cercle peut retirer une attribution à un rôle ou au pilotage d’un cercle à tout moment, soit d’un commun accord avec la personne en charge soit après un avertissement (voir la description dans le règlement)

• Chaque membre d’un cercle peut demander une élection sans candidats des rôles structurels (mémoire, facilitation et lien représentation) s’il a l’impression que la personne n’est plus à même de remplir sa tâche correctement.

Toute personne ayant l’impression d’avoir été désaffecté d’un rôle de façon abusive peut faire recours auprès de ...

État actuel des affectations

L’état actuel des affectations est disponible dans notre système d’information.

Autorités

• Les autorités des rôles structurels sont modifiables via la modification de la présente constitution.

• Les autorités des cercles et des rôles opérationnels sont à définir par leur cercle englobant, dans la limite des autorités qui lui ont été confiées, et validée en décision collective par les membres du cercle englobant.

  
  

Décisions

Lorsque rien d’autre n’est spécifié :

• Une décision collective est une décision par consentement.
• Une décision par un rôle, dans la limite des autorités qui lui ont été confiées, est une décision autoritaire. La consultation est fortement recommandée, mais non imposée.

Réunions

• L’organisation distingue plusieurs réunions spécifiques :

  • La réunion rituelle, qui est convoquée de fois en fois, au minimum toutes les deux semaines. Le processus de réunion opérationnelle tel que défini dans les fiches pédagogiques Instant Z est appliqué.

  • La réunion de réorganisation, qui est convoquée idéalement une fois par mois, et qui permet de modifier la structure et le règlement, ainsi que de conduire les élections. Le processus de réunion de réorg tel que défini dans les fiches pédagogiques Instant Z est appliqué.

  • La réunion de célébration et orientation, qui est convoquée tous les 6 mois dans chaque cercle à la demande du lien pilotage. Le processus de réunion de célébration et stratégie tel que défini dans les fiches pédagogiques Instant Z est appliqué.

  • La réunion de sens, qui est convoquée à la demande du rôle source lorsque pertinent. Le processus de réunion de sens tel que défini dans les fiches pédagogiques Instant Z est appliqué.

  • La réunion d’inclusion permettant d’inclure de nouveaux membres, qui est convoquée par le rôle inclusion lors de chaque audition d’un nouveau membre. Le processus de réunion d’inclusion tel que dans les fiches pédagogiques Instant Z est appliqué.

• Pour les autres réunions, le rôle facilitation est en charge d’en définir le cadre si on l’a sollicité pour faciliter la rencontre. Une réunion de travail pour laquelle le rôle facilitation n’a pas été sollicité s’organise sans contraintes.

Règlement

• Les versions à jour des règlements sont disponibles sur le système d’information. Il sont mis à jour par les rôles mémoires des différents cercles concernés.

• Les modifications du règlement se font en réunion de réorganisation des cercles concernés, à la demande de n’importe quel membre du cercle.

• Les règles associées à des domaines d’autorité ont effet sur l’ensemble de l’organisation.

• Les règles non associées à des domaines d’autorité n’ont cour que dans les cercles qui les ont émis.

Système d’information

Notre système d’information permet d’accéder à l’ensemble des informations de la façon suivantes :

• Constitution actuelle : OpenMyOrganization (https://openmyorganization.org)

• Documents fondateurs (raison d’être, statuts,…) : OpenMyOrganization

• Structure en cercles et rôles : OpenMyOrganization

• Description des cercles et rôles, y compris indicateurs et tâches : OpenMyOrganization

• Affectations : OpenMyOrganization

• Règlement général et règlements spécifiques : OpenMyOrganization

• Distribution des autorités : OpenMyOrganization

• Fichiers de travail, modèles de document : Cloud Instant Z (https://cloud.instantz.org)